Studi Kasus: Gunakan Teknologi untuk Efisiensi

Berikut adalah studi kasus tentang sebuah perusahaan manufaktur yang mendapat manfaat DMS berbasis Cloud dari EisenVault

Ini adalah perusahaan diversifikasi di bidang manufaktur. Berpusat di New Delhi dan memiliki pabrik di beberapa kota. Produk utamanya adalah bumbu penyedap rasa dan konsentrat.

Departemen Penjualan biasanya mendapat pesanan melalui pos, atau berupa berkas PDF di email. Pesanan ini disimpan, baik di folder di komputer manajer penjualan, atau berbentuk berkas fisik di suatu tempat. Hal ini juga terjadi pada Departemen Hukum & Kepatuhan, di mana salinan lisensi, perjanjian, dan merek dagang disimpan dalam bentuk kertas atau PDF di komputer.

Hal ini menimbulkan 3 masalah besar

Sulit Mencari Dokumen

Penyimpanan dokumen dilakukan secara tidak sistematis, sehingga sulit untuk menemukan dokumen saat diperlukan.

Kehilangan Dokumen

Terkadang komputer yang menyimpan dokumen mengalami kerusakan sehingga semua dokumen hilang total. Kasus yang sama terjadi ketika seorang karyawan berhenti dari perusahaan tanpa serah terima dokumen yang benar.

Duplikasi Pekerjaan

Dalam banyak kasus, satu faktur dibuat dua kali oleh orang yang berbeda. Ini terjadi karena sistem penyimpanan faktur terlalu umum.  

Solusi

Langkah pertama yang diambil konsultan EisenVault adalah mencatat semua masalah yang dihadapi oleh semua Departemen terkait. Termasuk Penjualan, Hukum & Kepatuhan, SDM, dan Akunting. Berdasarkan masukan itu, dibuatlah sebuah tabel Records Matrix yang berisi:

1. Tipe dokumen apa yang dimiliki setiap departemen? 
2. Bagaimana mencari setiap dokumen? Misalnya. berdasarkan Tanggal Pembuatan, Perjanjian Berdasarkan Nama Kedua, Nama Produk dll. 
3. Parameter pencarian di atas disebut sebagai Metadata dokumen Pada langkah kedua, kami mengerahkan tim ke lokasi untuk memindai dan me-metatag-kan lebih dari 1.00.000 dokumen yang disimpan dalam bentuk kertas. Setiap PDF dibuat pula metadata-nya secara manual. Lalu semua itu dikirim ke sistem EisenVault. Selanjutnya, EisenValult akan membuatkan 20 akun untuk para pengguna dengan berbagai tingkat akses: 
4. Sistem admin memiliki semua akses DMS
5. Kepala Departemen memiliki akses "manajer" ke repositori departemen mereka. Mereka dapat menambah/mengubah/menghapus dokumen dan pengguna lain, tetapi tidak ke departemen lain. 
6. Pada setiap departemen, ada yang berperan sebagai "Kolaborator", yang bertugas mengedit dan menambahkan dokumen ke departemen mereka, tetapi tidak dapat menghapus apa pun, atau menambah / menghapus pengguna. 
7. Karyawan hanya diberikan akses ke repositori departemen mereka masing-masing, dan memastikan bahwa setiap orang memiliki akses HANYA untuk hal yang relevan saja.

Hasil

Pencarian Super Cepat

Karena semua dokumen sudah tersedia dalam repositori yang terpusat lengkap dengan metadata-nya, maka dengan fitur canggih, pencarian dapat dilakukan jauh lebih cepat. Karyawan tidak perlu lagi mencari berkas satu-persatu baik fisik maupun di harddisk.

Hemat Kertas

Perusahaan telah menghemat 50-100 lembar kertas per hari. Mereka tidak lagi harus mencetak Faktur, Pesanan, Kontrak, GRN, dan Dokumen lainnya. 

Penyimpanan Sistematis 

Karena semua dokumen sudah ter-metadata-kan, dan tersimpan dalam struktur folder yang benar, maka penyimpanan menjadi sistematis. Duplikasi pekerjaan juga berkurang, karena karyawan sekarang tahu harus ke mana mencari dokumen, sebelum membuatnya.