Menjalankan perusahaan memang tidak mudah. Selain keuangan dan SDM, mengelola dokumen juga tantangan yang besar. Dua hal pertama adalah suatu proses yang berkesinambungan, sedangkan yang terakhir, dengan sistem yang bagus, masalah akan selesai dengan sendirinya. Di sinilah secara khusus manajemen sistem dokumentasi Berbasis Cloud dari EisenVault’s hadir.
Sebuah perusahaan manufaktur peralatan listrik yang berpusat di Gurgaon dan kantor cabang di berbagai wilayah di India mengalami kesulitan mengakses dokumen karyawan mereka.
Walaupun Departemen SDM sudah terpusat, mereka mengalami kesulitan pada saat ingin memperkerjakan karyawan baru, melakukan penilaian, dan melakukan proses pemberhentian. Masalah kebijakan dan pengaturan perusahaan juga sama. Semua karyawan sibuk berkutat dengan data, di saat seperti itulah EisenVault menawarkan solusinya.
Document Management Software (DMS) kami yang berbasis Cloud akan membuat folder tersendiri untuk setiap karyawan yang berisi salinan hasil scan atas data pribadi mereka.
Beberapa tahun lalu ada kasus di mana seorang karyawan yang diberhentikan menuntut perusahaan, Departemen SDM menghabiskan waktu siang-malam mengumpulkan catatan lima tahun karyawan itu. Di sisi lain, Departemen hukum memberi setumpuk dokumen yang harus di selesaikan dalam beberapa hari. Departemen SDM benar-benar kewalahan. Kepala Departemen SDM bahkan harus pergi ke kantor Tamil Nadu untuk mencari dokumen di gudang arsip, dan baru menemukannya beberapa jam kemudian. Ini masih kurang, karena masih banyak dokumen berserakan di kantor Gurgaon (Gurugram) yang memerlukan penanganan selanjutnya.
Sekarang, Departemen SDM hanya tinggal duduk manis di Gurgaon, mencari data calon karyawan baru yang berasal dari kantor cabang di Tamil Nadu atau Himachal Pradesh. Selain faktor pentingnya aspek ketaatan, pembukaan akun perusahaan membuat proses makin cepat, dan juga terpusat.
Perekrutan karyawan harus dilakukan dengan cepat pada perusahaan seperti ini dimana ada 100 karyawan baru setiap bulannya. Beralih ke DMS milik EisenVault mampu menyederhanakan proses pencarian dokumen. Setiap hari, sebuah file excel dibuat berisikan daftar dokumen karyawan yang hilang. Jadi Departemen SDM sekarang tahu karyawan mana yang kurang dokumen apa, ini benar-benar proses yang cerdas.
EisenVault bergerak diberbagai sektor, termasuk kesehatan. Kami bekerja sama dengan sebuah jaringan rumah sakit yang tersebar di Asia. Sektor kesehatan adalah sektor yang rentan, walaupun mereka melakukan pekerjaan dengan benar, sering kali harus membayar ganti rugi hanya karena tidak memiliki bukti yang memadai. Jaringan rumah sakit ini pernah harus membayar ganti rugi yang sangat besar sebagai kompensasi hanya karena salah seseorang karyawan lupa menandatangani formulir.
Pengacara mereka telah melakukan segala usaha, namun tetap gagal. Ini karena beberapa hal. Pertama, tidak jelas prosedur mana yang harus diikuti oleh siapa. Dokter, perawat, dan resepsionis diharuskan mengikuti beberapa prosedur umum dan hal yang tidak biasa. Mereka bingung prosedur mana yang harus dilakukan dan kapan. Kedua, mereka lebih mengutamakan prosedur medis ketimbang dampak hukumnya. EisenVault membuat sistem di mana setiap ahli kesehatan tahu prosedur mana yang harus diambil dan dalam keadaan apa sehingga tidak ada lagi keraguan.
Dan, sekarang, semua karyawan, dari karyawan magang hingga kepala Departemen tahu persis prosedur mereka. Dan berkat DMS EisenVault, jumlah tuntutan pengadilan pun menurun drastis. Efisiensi, wawasan, dan keputusan yang tepat pada berbagai situasi menjadikan mereka berbeda dari perusahaan biasa! Mau ingin pilih yang mana hayo?
